Privacyverklaring

Contact
Wanneer wij contact met elkaar hebben, dan verwerk ik (afhankelijk van onze manier van contact) jouw:

• voor- en eventueel achternaam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres, en/of 
• telefoonnummer. 

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Offerte
Voor het opstellen en versturen van een offerte verwerk ik jouw:

• voor- en achternaam (omdat wettelijk verplicht is dat jouw gegevens op de offerte staan);
• eventueel bedrijfsnaam (omdat wettelijk verplicht is dat jouw gegevens op de offerte staan);
• adresgegevens (omdat wettelijk verplicht is dat jouw gegevens op de offerte staan);
• e-mailadres (om de offerte op te sturen);
• telefoonnummer (om je over de offerte te kunnen bellen).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: minimaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie, maar daarna niet langer dan nodig is

Afspraken
Wanneer je een (video)belafspraak met mij wil maken, dan moet je via Tidycall invullen:

• jouw naam (zodat ik je kan aanspreken en zodat ik weet met wie ik de afspraak heb);
• eventueel jouw bedrijfsnaam (zodat ik weet met wie ik van welk bedrijf de afspraak heb);
• jouw e-mailadres (zodat ik jou een bevestiging kan sturen en contact met je kan opnemen aan de hand van de afspraak);
• jouw telefoonnummer (alleen als de afspraak telefonisch plaatsvindt).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Intakeformulier
Voor veel van mijn diensten werk ik met een intakeformulier. Dit doe ik om jou en je bedrijf te leren kennen, zodat ik mijn diensten goed op jou kan toespitsen. Ik verzamel daarnaast ook gegevens die ik later voor mijn werkzaamheden nodig kan hebben. Qua persoonsgegevens vraag ik om jouw:

• naam (zodat ik weet met wie ik zaken doe en een eventuele bestelling correct kan verwerken, en/of voor het verwerken op je website)
• bedrijfsnaam (voor een juiste vermelding op facturen en/of voor het verwerken op je website).
• adresgegevens (voor facturatie en, indien van toepassing, voor het verzenden van fysieke producten, of voor het verwerken op je website); 
• e-mailadres (om contact te kunnen houden, het sturen van bevestigingen, facturen en/of eventuele vragen, en/of voor het verwerken op je website ); 
• KvK-nummer (voor (dubbelcheck van) mijn financiële administratie, om bedrijven duidelijk van elkaar te onderscheiden, bijvoorbeeld wanneer meerdere bedrijven dezelfde of een vergelijkbare naam hebben, en/of voor het verwerken op je website);
• btw-nummer (voor (dubbelcheck van) mijn financiële administratie, voor een correcte verwerking van de btw op facturen, en/of voor het verwerken op je website).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Webshop
Wanneer je iets bestelt via mijn webshop, dan moet je daar invullen:

• je naam (voor de factuur en zodat ik je kan aanspreken in e-mails);
• eventueel je bedrijfsnaam (voor de factuur); 
• je e-mailadres (zodat ik je kan mailen over je bestelling);
• adresgegevens (voor de factuur);
• eventueel KvK-nummer (voor de factuur);
• eventueel btw-nummer (voor de factuur).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst; voor de factuur zie “Facturatie / Financiële administratie”.
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is; voor de factuur zie “Facturatie / Financiële administratie”.

Strategiesessie
Wanneer we een strategiesessie gaan doen, dan verwerk ik:

• jouw website-URL.

Zo kan ik jouw huidige website bekijken en de sessie voorbereiden.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Brand design
Wanneer ik branddesign ontwerp, dan kan het dat ik wat persoonsgegevens moet verwerken omdat je aangeeft dat deze in het design moeten komen te staan. Denk aan: 

• je (bedrijfs)naam);
• je (vestigings)adres;
• KvK-nummer;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• social media links;
• foto’s.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Webdesign
Wanneer ik jouw website ontwerp, dan kan het dat ik wat persoonsgegevens moet verwerken omdat deze op je website komen te staan. Denk aan: 

• je (bedrijfs)naam);
• je (vestigings)adres;
• KvK-nummer;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• social media links;
• foto’s. 

Voor het ontwerpen van jouw website heb ik ook jouw inloggegevens nodig, zodat ik de werkzaamheden daadwerkelijk kan uitvoeren.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: totdat onze samenwerking is afgelopen

Webonderhoud
Afhankelijk van het webonderhoud, kan het zijn dat ik persoonsgegevens moet inzien die jij verwerkt op je website. Dit doe ik alleen indien dit niet anders kan voor mijn werkzaamheden.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: totdat onze samenwerking is afgelopen

Drukwerk
Wanneer je mij inschakelt om drukwerk te ontwerpen en leveren, dan verwerk ik:

• alle persoonsgegevens die van jou op het drukwerk moeten komen te staan;
• de (bedrijfs)naam + adresgegevens om het drukwerk te adresseren en te leveren.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Fotografie
Wanneer je mij inschakelt als fotograaf, dan maak ik – vanzelfsprekend – foto’s. Foto’s vallen onder persoonsgegevens wanneer deze tot een persoon te zijn herleiden. Zodra dit het geval is, verwerk ik dus persoonsgegevens.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Leveren foto’s
Ik lever foto’s via WeTransfer. Hiervoor stuur ik je een e-mail. In de e-mail gebruik ik je naam, zodat ik je kan aanspreken.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst 
Bewaartermijn: voor onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Portfolio
Wanneer ik iets voor jou heb ontworpen, of wanneer je mij hebt ingeschakeld als fotograaf, dan kan het zijn dat er persoonsgegevens in de ontwerpen zijn verwerkt, en foto’s waar mensen op staan zijn ook persoonsgegevens. Ik wil graag mijn ontwerpen en foto’s bewaren en gebruiken voor mijn portfolio. Zo kan ik onder andere laten zien wat mijn vaardigheden zijn om vervolgens klanten te kunnen verwerven.
Grondslag AVG: toestemming / gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: totdat ik de werken niet meer wil bewaren of in mijn portfolio wil gebruiken

Wachtlijst
Ik werk met een wachtlijst zodat ik (nieuwe) projecten kan (in)plannen en het aantal projecten per een periode kan bewaken. Voor de wachtlijst verwerk ik:

• jouw naam (zodat ik je kan aanspreken);
• jouw e-mailadres (zodat ik je kan mailen als ik plek heb);
• eventueel jouw telefoonnummer (zodat ik je kan bellen als ik plek heb);
• jouw website-URL (om inzicht te krijgen in het type bedrijf en de omvang van het project, zodat ik weet wanneer jouw project in mijn agenda past).

Je blijft zo op de hoogte totdat mijn nieuwe product of dienst wordt gelanceerd.

Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: totdat je aan de beurt bent, of totdat je geen interesse meer hebt

Gratis producten/diensten 
Wanneer ik een gratis product/dienst aanbied en jij wil deze ontvangen, dan verwerk ik jouw:

• voornaam (zodat ik je kan aanspreken in de mail);
• e-mailadres (om je te informeren);
• afhankelijk van of het benodigd is voor het product of de dienst, jouw website-URL (denk aan: een websitecheck). 

Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Facturatie / Financiële administratie
Voor de facturatie van opdrachten en voor mijn financiële administratie verwerk ik jouw:

• naam;
• eventueel bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• klantnummer;
• factuurnummer;
• bankgegevens;
• eventueel KvK-nummer;
• e-mailadres (om je de factuur te mailen).

Deze gegevens vraag ik aan jou, had ik al, heb ik deels uit de KvK gehaald, of worden geautomatiseerd aan je toegewezen (klantnummer, factuurnummer).

Grondslag AVG: wettelijke verplichting
Bewaartermijn: minimaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie, maar daarna niet langer dan nodig is

Klantoverzicht
Ik houd een klantenoverzicht bij om overzicht te hebben en behouden van mijn planning, en van huidige en afgelopen projecten. Ook noteer ik hier jouw contactgegevens, zodat ik deze snel kan terugvinden wanneer ik een opdracht voor je doe. Voor dit doel verwerk ik de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam;
• eventueel bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Reviews
Het kan zijn dat ik vraag of je een review wil schrijven die ik kan plaatsen op mijn website, socials en/of marketingmateriaal. Ik vraag dan per mail of ik jouw:

• naam; en
• eventueel bedrijfsnaam

mag gebruiken voor bij de review. Jouw e-mailadres had ik al door eerder contact.

Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: zolang mijn website online staat, zoals de social media post online staat, zolang ik het materiaal gebruik, en/of totdat ik je review zelf niet meer wil gebruiken

Interviews
Het kan zijn dat ik jou als klant of samenwerkingspartner op beeld wil interviewen, bijvoorbeeld als review, voor een praktijkvoorbeeld of een inhoudelijke bijdrage over een bepaald onderwerp. Hiervoor verwerk ik jouw:

• naam (deze komt in de video te staan);
• eventueel bedrijfsnaam (deze komt in de video te staan);
• beeld- en/of geluidsopnamen van jou(w stem);
• eventuele persoonsgegevens die jij zelf deelt.

Het interview wil ik gebruiken voor op mijn website, social media kanalen of in mijn online portfolio.

Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: totdat ik je review zelf niet meer wil gebruiken

Enquête / klanttevredenheidsonderzoek
Naast dat ik review vragen aan mijn klanten, kan het ook zijn dat ik jou als klant vraag of je mee wil doen aan een enquête of klanttevredenheidsonderzoek. Hiervoor verwerk ik jouw:

• voor- en achternaam (zodat ik de antwoorden kan koppelen aan de klant waarvoor ik de opdracht heb gedaan);
• eventueel bedrijfsnaam (zodat ik de antwoorden kan koppelen aan de klant waarvoor ik de opdracht heb gedaan);
• e-mailadres (zodat ik contact met je kan opnemen over het onderzoek).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: voor onbepaalde tijd, maar in ieder geval niet langer dan nodig is en tot de resultaten van de enquête of het onderzoek in brede zin verwerkt zijn

Nieuwsbrief
Ik verstuur je graag mijn nieuwsbrief. Je kunt jezelf hiervoor inschrijven op mijn website, al dan niet bij het afnemen van een gratis product of dienst. Je kunt je op elk moment weer uitschrijven. Ik verwerk alleen jouw:

• voornaam;
• e-mailadres. 

Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: totdat jij je uitschrijft

Andere e-mailmarketing
Wanneer je een (gratis) product/dienst hebt afgenomen, dan stuur ik jou met jouw toestemming nog een paar commerciële e-mails. Ik verwerk hiervoor jouw:

• voornaam; en
• e-mailadres.

die ik eerder van jou heb ontvangen doordat je het product of de dienst hebt aangevraagd of aangeschaft.

Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: totdat jij je uitschrijft

Urenregistratie
Ik registreer mijn uren zodat ik inzicht krijg in hoe ik mijn werkuren besteed en omdat dit handig is voor mijn (financiële) administratie. Hiervoor verwerk ik:

• jouw naam;
• en/of eventueel jouw bedrijfsnaam.

Deze urenregistratie is gekoppeld aan mijn klantoverzicht in Moneymonk.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar in ieder geval 7 jaar vanwege de wettelijke plicht van financiële administratie

Het verzenden van een relatiegeschenk
Het kan zijn dat ik je een relatiegeschenk verstuur omdat ik je waardeer als klant of relatie. Hiervoor verwerk ik jouw:

• (bedrijfs)naam;
• adresgegevens.

Ik had deze gegevens al door een eerdere samenwerking, of ik haal ze uit de KvK.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Taggen op social media
Het kan zijn dat ik jou tag op social media. Dit doe ik omdat ik bijvoorbeeld een samenwerking met je ben aangegaan of om content met je te delen waarvan ik denk dat het relevant voor jou is. Hiervoor gebruik ik jouw social media accountnaam, die kan bestaan uit jouw voor- en achternaam.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang / toestemming
Bewaartermijn: zolang het social media bericht online is

Samenwerkingen
Wanneer ik met jou samenwerk als freelancer of partner, dan kan het zijn dat ik met jou een contract sluit. Hier op komt te staan, jouw:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• KvK-nummer. 

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: in ieder geval zolang de overeenkomst loopt, daarna niet langer dan nodig is

Klachten
Wanneer je een klacht bij ons indient, dan verwerken we jouw:

• voor- en achternaam (zodat we weten wie de klacht heeft ingediend);
• e-mailadres en/of telefoonnummer (omdat je op deze manier contact met ons opneemt, en om er nader contact over te hebben).

de klacht en de afhandeling daarvan. Dit doen we om eventuele patronen te ontdekken en onze diensten/producten te kunnen verbeteren. 

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Zwarte lijst
Ik houd intern een zwarte lijst bij van personen of bedrijven waarmee ik vanwege ongewenst gedrag, misbruik, wanbetaling of grensoverschrijdende communicatie geen samenwerking (meer) wil aangaan. Ik verwerk hiervoor: 

• voor- en achternaam;
• eventueel bedrijfsnaam;
• e-mailadres en/of telefoonnummer (ter verificatie van de uniekheid van de persoon, gezien sommige personen dezelfde voor- en achternaam kunnen hebben, en om te voorkomen dat ik opnieuw contact krijg of een samenwerking ontstaat).

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Gerechtvaardigd belang
Voor sommige doelen verwerk ik persoonsgegevens op basis van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Het belang om jouw persoonsgegevens te verwerken is hierbij afgewogen tegen jouw belang (het recht op privacy). Ik verwerk daarom niet meer gegevens dan nodig is om het doel te bereiken en verwerkt ze ook niet langer dan nodig is.